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Fonctionnement
Selon le Chantier d’identification des conditions favorables à l’exercice du rôle de coordination au sein des TIR-SHV, les « conditions essentielles à l’exercice du rôle de coordination dans les régions » sont :
- L’autonomie, afin de conserver une neutralité professionnelle
- L’accessibilité à des formations et des outils dans un objectif d’efficacité de la ressource
- Des mécanismes de gouvernance appuyant la coordination, incluant :
- L’implication dans les processus de suivis financiers
- Le soutien pour la mise en œuvre les actions d’influence (positionnement des SHV)
- Des mécanismes de conservation des principales décisions et discussions [1]
Ainsi, la structure organisationnelle de la Table SHV GÎM décrite à la section précédente s’est dotée d’un mode de fonctionnement efficient afin d’optimiser ses pratiques. Les méthodes de collaboration, la planification ainsi que la création d’outils et de mécanismes permettent de poursuivre efficacement l’ensemble des démarches et des actions.
Méthodes de collaboration
Une concertation favorable à une bonne évolution des travaux requiert des méthodes de collaboration clairement définies. Il y en a deux types :
- La collaboration interne, qui concerne uniquement la coordination, la gouvernance et les partenaires.
- La collaboration externe, se voulant inclusive à d’autres réseaux et/ou organisations.
La mission, la composition et le fonctionnement des comités ou équipes de travail (C/ET), qu’ils soient permanents ou ponctuels, sont définis par le C/ET lui-même. Autrement dit, chaque C/ET détermine ses propres objectifs et ses priorités encourues et s’assure d’y répondre.
1. Collaboration interne
Tel que mentionné au préalable, la Table SHV GÎM est structurée comme un réseau. Elle travaille en concertation selon trois niveaux d’exercice. La figure suivante décrit de quelle manière elle fonctionne, concrètement, pour collaborer. Ceci permettra de comprendre les processus décisionnels suivants.
Méthodes de collaboration de la Table SHV GÎM selon les trois niveaux d’exercice.
[1] Adapté par Christine Laliberté de : Réseau des TIR-SHV (2018) Chantier identification des conditions favorables à l’exercice du rôle de coordination au sein des TIR-SHV [Recommandations]
Les différentes méthodes de collaboration se veulent à la fois structurées et flexibles. L’objectif est de déployer les rôles et les responsabilités de chacun, de maintenir le cap sur les actions en cours tout en restant réceptif aux besoins ponctuels.
À noter que Rencontres et ateliers des partenaires sont planifiés dans un calendrier pour la saison suivante (été/automne) et (hiver/printemps). La planification se fait lors des SHV à 4. Le calendrier est ensuite diffusé auprès des partenaires et d’autres organisations au besoin.
2. Collaboration externe : comités et équipes de travail (C/ET)
Puisque les SHV sont transversales à plusieurs champs de pratique, la Table SHV GÎM se veut inclusive. L’objectif des C/ET est de faciliter et encourager les arrimages SHV avec d’autres organisations. En plus de favoriser la concertation et la collaboration, les C/ET assurent le déploiement du PAR SHV GÎM. Ils peuvent être des « porteurs d’action » spécifiés au PAR SHV GÎM ou des collaborateurs sans responsabilité particulière. Il y a des C/ET permanents ; ils sont stables et de durée indéterminée. D’autres C-ET sont formés de manière ponctuelle.
C/ET permanents
Il en existe plusieurs types :
- Comités SHV GÎM: Issus du PAR SHV GÎM. La Table SHV GÎM en est la première responsable et en assure la coordination.
- Autres comités et équipes de travail : Ne sont pas issus du PAR SHV GÎM. Il s’agit de C/ET auxquels la Table SHV GÎM participe sans en assumer la responsabilité principale.
Liste des C-ET permanents et responsable respectif impliquant la Table SHV GÎM
Les rôles d’un responsable de C-ET permanents sont les suivants [1] :
- Produire un ordre du jour et convoquer les membres régionaux et locaux du C/ET aux rencontres;
- Animer ces rencontres;
- Rédiger le compte rendu de chaque rencontre et le transmettre aux membres du comité.
C/ET ponctuels
Il s’agit d’un besoin ponctuel émanent des besoins du milieu, de durée déterminée. Le responsable et/ou représentant SHV GÎM aux C/ET ponctuels dépend des besoins, en fonction des rôles et des responsabilités de chacun. Il s’agit, le plus souvent, de participation à des comités organisateurs d’événements touchant aux saines habitudes de vie, à la qualité de vie et/ou à la santé.
En conclusion, l’ensemble de ces méthodes de collaboration permettent une bonne concertation : ceci permet une cohérence interpalier et intersectorielle, en plus d’éviter le dédoublement des actions. Celle-ci permet à son tour d’ancrer la mission de la Table SHV GÎM auprès de différents secteurs d’activité. Il est donc essentiel de s’assurer que ces collaborations soient saines et pérennes.
[1] Inspiré de : « CADRE DE FONCTIONNEMENT MISE EN ŒUVRE DU PLAN D’ACTION RÉGIONAL 2015-2017 SAINES HABITUDES DE VIE – GASPÉSIE–ÎLES-DE-LA-MADELEINE »